メッセージプラスの使い方は簡単？FAXの受信・送信やスマホでの確認方法を解説
メッセージプラスの使い方は簡単？FAXの受信・送信やスマホでの確認方法を解説
「メッセージプラスの使い方は難しくない？」
「FAX機がなくても本当にFAXを受信できるの？」
「スマホからFAXを確認するにはどうすればいい？」
インターネットFAX「メッセージプラス（Message+）」が気になっていても、今まで普通のFAX機を使ってきた方にとっては、使い方が難しくないか心配ですよね。
しかし、メッセージプラスはインターネット環境を利用して、パソコンやスマートフォンなどからFAXを確認・送受信できるサービスです。
FAX機の前まで行って紙を確認する必要がなく、外出先からでも届いたFAXを確認できます。
さらに、受信したFAXに直接手書きで書き込んで、そのまま返信できる便利な機能もあります。
今回は「メッセージプラス 使い方」で検索している方に向けて、基本的な仕組みからFAXの受信・送信、スマートフォンでの利用までわかりやすく紹介します。
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メッセージプラスの基本的な使い方
メッセージプラスは、従来のFAX機とは少し仕組みが異なります。
一般的なFAXでは、
FAXを受信
↓
FAX機から紙が出てくる
↓
紙で内容を確認
という流れになります。
一方、メッセージプラスでは受信したFAXをデータとして確認します。
そのため、インターネット環境があればパソコンやスマートフォンなどからFAXを確認できます。
FAX機の前にいなくても確認できるところが大きな違いです。
「インターネットFAXは難しそう」と感じるかもしれませんが、普段からパソコンやスマートフォンを利用している方なら検討しやすいサービスでしょう。
STEP1 メッセージプラスへ申し込む
まずはメッセージプラス公式サイトから申し込みを行います。
メッセージプラスには「月払い」と「年払い」があります。
月払いは、
・初回登録事務手数料：1,000円
・月額利用料：950円
・初月無料
です。
年払いは、
・初回事務登録手数料：0円
・年間利用料：9,500円
・初回FAX送信200枚分のサービスポイント付き
となっています。
年払いなら10ヵ月分の料金で12ヵ月利用できるため、月額換算では約792円です。
長期利用を予定している方は年払い、まず利用してみたい方は月払いというように、利用期間を考えて選ぶとよいでしょう。
※料金や申込方法、決済方法等は変更される場合があります。申し込み時には公式サイトで最新情報をご確認ください。
STEP2 FAX番号を利用する
申し込み後、利用できるようになったFAX番号を取引先などへ伝えます。
基本的には普通のFAX番号と同じような感覚で、
「FAXはこちらの番号へお願いします」
と相手に案内できます。
取引先側がインターネットFAXを利用している必要はありません。
そのため、これまでFAXで書類を送ってくれていた取引先にも利用してもらいやすいでしょう。
「普段FAXをほとんど使わないけれど、取引先からFAX番号を求められる」
という法人や個人事業主にも便利です。
STEP3 届いたFAXをパソコンやスマホで確認する
メッセージプラスの便利なポイントが、受信したFAXをパソコンやスマートフォンなどから確認できることです。
例えば営業先で、
「先ほどFAXで見積書を送りました」
と取引先から連絡があったとします。
従来型のFAXなら、
「会社に戻ってから確認します」
となることがあります。
メッセージプラスならインターネット環境があれば外出先から確認できるため、FAX確認のためだけに帰社する必要がありません。
営業や出張が多い方には特に便利な使い方です。
STEP4 必要なFAXだけ印刷する
メッセージプラスでは、FAXを受信するたびに必ず紙へ印刷する必要はありません。
パソコンやスマートフォンで内容を確認して、
「これは紙で保存しておきたい」
というFAXだけ印刷することもできます。
従来のFAXでは、営業案内など不要なFAXまで自動的に印刷されてしまうことがあります。
インターネットFAXなら必要な書類だけ印刷できるため、FAX用紙やインク・トナーの節約にもつながります。
ペーパーレス化を進めたい会社にも便利です。
STEP5 FAXを送信する
メッセージプラスでは、FAXの受信だけでなく送信もできます。
「FAX機を持っていないから受信はできても送信できない」というわけではありません。
取引先から、
「この書類をFAXしてください」
と言われた場合にも対応できます。
また、メッセージプラス同士ならFAX送信も無料となっています。
支社・営業所など複数拠点でメッセージプラスを利用する場合には、拠点間のFAX送受信にも活用できます。
通常のFAX送信については送信条件などによって料金が発生するため、利用前に公式サイトで最新の料金を確認しておきましょう。
STEP6 受信したFAXに手書きして返信する
メッセージプラスならではの便利な使い方として、受信FAXへの手書き機能があります。
FAXで書類が届いた場合、
「確認しました」
「こちらでお願いします」
「○月○日を希望します」
など、書類に記入してそのまま送り返したいことがありますよね。
従来型FAXなら、
受信
↓
印刷
↓
手書き
↓
FAX機にセット
↓
再送信
という作業が必要になります。
メッセージプラスでは、送られてきたFAXに直接手書きで書き込んで、そのまま送信できます。
印刷する手間を減らせるので、FAX業務を効率化したい方には嬉しい機能です。
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留守番電話の使い方も便利
メッセージプラスはFAXだけのサービスではありません。
留守番電話機能も標準装備されています。
メッセージプラス宛に届いた音声メッセージを、パソコンやスマートフォンなどから確認できます。
例えば外出中に取引先から電話があり、
「急ぎで確認してほしいことがあります」
というメッセージが残されていても、外出先から確認できます。
FAXと音声メッセージをまとめて確認できるため、営業や出張などでオフィスを留守にする機会が多い方にも便利でしょう。
支社間でメッセージプラスを使う方法も
支社や営業所が複数ある法人にもメッセージプラスは向いています。
従来型FAXの場合、本社に届いたFAXを別の営業所へ伝えるために、
「FAXをスキャンしてメールで送る」
「電話で内容を伝える」
といった手間が発生することがあります。
インターネットFAXならデータとして確認できるため、紙FAXだけで管理する場合より業務効率化につながります。
また、メッセージプラス同士なら送信無料というメリットもあります。
支社間でFAX送受信が多い法人なら、導入を検討する価値があるでしょう。
メッセージプラスはFAX受信料無料
使い方とあわせて覚えておきたいのが、メッセージプラスではFAX受信料が無料という点です。
しかも受信枚数に制限がありません。
例えば、
・注文書をFAXで受け取る
・見積書がFAXで届く
・複数の取引先から書類が届く
という会社でも、受信枚数を気にせず利用できます。
特にFAXを「送信より受信で利用することが多い」という法人にはメリットを感じやすいでしょう。
メッセージプラスの使い方はこんな人におすすめ
メッセージプラスは、
・FAX機を置かずにFAXを利用したい
・スマホからFAXを確認したい
・営業や出張が多い
・FAXを確認するためだけに帰社したくない
・FAXの紙やインク代を減らしたい
・FAX番号だけは用意しておきたい
・支社間でFAXのやり取りが多い
・留守番電話機能も利用したい
という方に向いています。
特に「FAXは仕事上必要だけれど、FAX機には縛られたくない」という方には便利なサービスでしょう。
メッセージプラスの使い方まとめ
メッセージプラスの基本的な使い方は、それほど複雑ではありません。
大まかな流れは、
1．メッセージプラスに申し込む
2．FAX番号を利用する
3．届いたFAXをパソコンやスマホで確認する
4．必要なFAXだけ印刷する
5．必要に応じてFAXを送信する
6．受信FAXに書き込んで返信する
というイメージです。
従来型FAXのように、FAX機の前で紙が届くのを待つ必要はありません。
外出先でもスマートフォンなどからFAXを確認できるため、営業や出張の多い方にも便利です。
また、FAX受信料は無料で枚数制限もありません。
さらに留守番電話機能まで標準装備されているため、FAXだけでなく外出中の連絡確認にも活用できます。
「インターネットFAXは難しそうだから普通のFAXを使い続けている」という方も、FAX機本体や紙・インクの管理、外出時の確認などを考えると、インターネットFAXへ切り替えることで業務を効率化できる可能性があります。
FAXは必要。でもFAX機はできるだけ置きたくない。
そんな法人や個人事業主の方は、メッセージプラス公式サイトで実際の利用方法や現在の料金を確認してみてはいかがでしょうか。
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※料金、操作方法、対応端末、FAX送信条件などは変更される可能性があります。申し込み前に公式サイトで最新情報をご確認ください。
